GLIN102 - TP séance 3 : Traitement de texte

Durée : 1h30

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Objectifs

• Les premiers pas du traitement de texte :
  • Saisir un texte
  • Le mettre en forme
  • Respecter les règles de typographie

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Au menu

1. Consignes
2. Enquête et sondage
3. Qu'est ce qu'un traitement de texte
4. Saisir un premier texte
5. Mise en forme du document
6. Exercice récapitulatif
7. À retenir
8. Facultatif - Pour aller plus loin, un exemple d'utilisation : le publipostage

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A. Consignes (5 min) ↑

Lisez attentivement cet énoncé de TP en suivant les instructions. En cas d'interrogation, faites appel à l'enseignant qui est là pour vous répondre, que ce soit pour en savoir plus sur un des points abordés pendant le TP, ou pour savoir comment effectuer une des tâches demandées (numérotées pour pouvoir y faire référence simplement).

Entre parenthèses, à côté des titres de sous-sections, est indiqué le temps que vous avez dû passer à effectuer les étapes précédentes.

Certains liens font apparaître des info-bulles quand vous passez la souris dessus : soyez curieux ! La plupart de ces liens conduisent vers un article Wikipédia. Cliquez dessus si vous avez besoin d'une définition plus détaillée que celle de l'info-bulle, ou bien seulement pour la culture si vous avez le temps.

Retenez l'emplacement de ces pages ! Elles vous serviront d'aide-mémoire pour votre utilisation du traitement de texte.

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B. Enquête et sondage (5 min) ↑

Si vous n'avez pas fait le sondage du TP2 ou si vous n'avez pas indiqué votre numéro d'étudiant lors de ce sondage, vous trouverez le lien pour refaire ce sondage ici .

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C. Qu'est ce qu'un traitement de texte ? (5 min) ↑

Les traitements de texteAppelé Word Processing en anglais. sont des logiciels conçus pour permettre la production de documents intégrant textes, graphismes, formules, images, etc. Les fonctionnalités essentielles de tels outils consistent à créer et manipuler des documents. Avant d'en donner une présentation plus détaillée, nous rappelons quelques notions qu'il faut avoir en mémoire pour mieux comprendre et donc mieux utiliser ces outils.

Du point de vue structurel un document est constitué de paragraphes qui sont des blocs, constitués de phrases. Deux paragraphes sont séparés par un retour à la ligne. Toute phrase est un groupe de mots (et éventuellement de signes de ponctuation)  deux phrases sont séparées par un point (simple, d'interrogation, ou d'exclamation). Un mot est un groupe de lettres ; deux mots sont séparés par un espace ou un signe de ponctuation.
Les documents plus complexes (mémoire, livre) sont structurés en chapitres, sections et nécessitent des index, glossaire, etc., mais nous reparlerons de cela plus tard.

Au-delà de la structuration, on peut donner au texte ou au document une mise en forme qui permet d'obtenir un travail définitif.

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D. Saisir un premier texte (25 min) ↑

a) Le texte complet

L'homme ne vit pleinement que s'il vit avec joie.
C'est cette joie qui va lui permettre de s'évader des secteurs où la société de consommation semble parfois se pétrifier et par voie de conséquence le pétrifier. Pour cela il faut qu'il sente qu'il peut bien faire ce qu'il désire faire. Et il pense intuitivement que l'outil informatique va lui faciliter cette tâche. Dans un monde de communication audiovisuelle sursaturée, il veut tout connaître et tout vivre !
Il convient, avant d'entrer dans le vif de notre sujet, de rappeler que la science moderne, à la suite de nos anciens, les grecs, fait une claire distinction entre la "réalité" et le "réel", disons mieux les "réels". La réalité c'est la totalité ultime, y compris l'essence même de toutes choses, que nous ne pourrons jamais connaître en entier. Mais nous pouvons nous en approcher en étudiant le "réel", c'est-à-dire ce que nous sommes capables de percevoir directement ou par le truchement de nos instruments d'observation ou de mesure.
Ce réel des physiciens, appelons le, réel trivial, le réel de tous les jours. Mais il y a un autre réel que la science étudie, un réel abstrait, immatériel, mathématique, non local et parfois hors du temps, je nommerai réel imaginaire. Ces deux réels, réel trivial et réel imaginaire sont étroitement liés. L'un ne peut exister sans l'autre. L'homme complet scientifique et technique, doit dorénavant, impérativement, prendre en compte à la fois le réel trivial et le réel imaginaire d'un phénomène dans tout ce qu'il étudie, en y étant obligatoirement impliqué.

M. V. Locquin. Nous, l'Informatique et le Monde.

b) Premiers pas

• Démarrer Open Office Suite logicielle libre de bureautique : ^D1Démarrez Open Office Writer (menu K → Bureautique → Traitement de texte ou cliquez sur l'icône Writer dans votre barre de menu en bas de votre bureau dont l'image représente 2 feuilles et un stylo) puis ^D2choisissez Fichier → Nouveau → Document Texte
• Sauvegarder le travail : N'oubliez pas de sauvegarder régulièrement le travail que vous faites. Pour cela, tout d'abord ^D3créez un dossier tp3 dans votre répertoire GLIN102 (de manière textuelle ou graphique) puis ^D4sauvegardez le travail sous le nom TP_TT1 dans ce dossier (même si le document en cours est vide), pour cela menu Fichier → Enregistrer sous. Un explorateur de fichiers s'ouvre, naviguez pour trouver votre répertoire tp3, puis tapez TP_TT1 dans la zone texte à droite de Nom de fichier :.
• Exploration de la fenêtre de document : ^D5Observez les menus proposés (Fichier Édition Affichage Insertion Format Tableau Outils Fenêtre Aide).
  ^D6Explorez les boutons des barres d'outils affichées en dessous de celle des menus. Si celle-ci n'est pas disponible, actionner le menu Affichage → Barre d'outils et observer les diverses options proposées. En face de la plupart des options, il vous est indiqué un raccourci clavier.
  ^D7Placez le curseur de la souris sur un des boutons actionnables (représentés par des icônes ou symboles) et attendez quelques instants. Le nom de l'opération correspondante doit apparaître. Si cela ne se produit pas, allez dans le menu Aide sélectionner Qu'est-ce que c'est ?. Vous pouvez essayer, ça donne des informations supplémentaires.
  Noter aussi que le clic droit fait apparaître un menu contextuel (dépendant donc de l'endroit ou vous vous situez). ^D8Essayez de cliquer à différents endroits de la fenêtre.

c) Saisie

• ^D9Placez-vous dans la fenêtre du document vierge. Le point d'insertion clignotant ou curseur (en haut et à gauche de la fenêtre) correspond à l'endroit où apparaîtra le texte saisi.
• ^D10Commencez à saisir le texte suivant : "La joie de vivre" et appuyez sur la touche Entrée. Vous remarquerez qu'après avoir appuyé sur la touche Entrée, le point d'insertion se positionne à la ligne suivante (on a donc créé ce que l'on désigne par paragraphe).
• Saisir un paragraphe complet : vous allez à présent saisir un paragraphe complet. Un traitement de texte ne s'utilise pas comme une machine à écrire, vous effectuez de la frappe au kilomètre. Lorsque vous arriverez en fin de ligne n'appuyez pas sur la touche Entrée, le point d'insertion passe automatiquement à la ligne dès que vous arrivez en fin de ligne.
  Vous n'appuierez sur la touche Entrée que lorsque vous aurez fini votre paragraphe. Le retour à la ligne a donc un sens particulier : il s'agit du séparateur de paragraphes.
  ^D11Saisissez le paragraphe suivant :
  C'est cette joie qui va lui permettre de s'évader des secteurs où la société de consommation semble parfois se pétrifier et par voie de conséquence le pétrifier. Pour cela il faut qu'il sente qu'il peut bien faire ce qu'il désire faire. Et il pense intuitivement que l'informatique va lui faciliter cette tâche. Dans un monde de communication audiovisuelle sursaturée, il veut tout connaître et vivre !
  
• Pensez à sauvegarder votre document

d) Quelques fonctions utiles

• Mode insertion ou mode surcharge : ^D12Positionnez le curseur devant le 'i' du mot "informatique", (vérifier que la barre d'état présente l'option INS), tapez "outil" . L'insertion automatique est l'option par défaut.
  On peut passer en mode surcharge en ^D13appuyant sur la touche insertion du clavier (nommée Inser ou Ins), la barre d'état indique alors RFP comme refrappe. ^D14Positionnez le curseur devant le 'v' du mot "vivre" (dernière ligne), ajoutez "tout", que se passe-t-il ? Appuyer à nouveau sur la touche INS pour revenir en mode insertion et rectifier la fin du paragraphe.
• Correction automatique : Il est tout à fait possible de demander à Open Office de corriger automatiquement votre document lors de sa saisie. Pour cela, ^D15aller dans le menu Outils et sélectionnez l'option Orthographe et grammaire. Assurez vous que vous êtes en environnement langue française (menu Outils → Options → Paramètres linguistiques → Langues).
  Si vous commettez une faute, celle-ci apparaît dans le document avec une ligne rouge ondulée au-dessous. En plaçant le curseur sur le mot souligné et en cliquant sur le bouton droit de la souris (menu contextuel) un encart apparaît avec différents possibilités :
  • une ou plusieurs suggestions sont proposées et on peut donc directement choisir celle qui convient (il se peut qu'il n'y ait aucune suggestion si le mot est trop différent des mots présents dans le dictionnaire) ;
    Remarque : l'option de correction automatique est aussi disponible dans la barre d'outils. La fonction est désactivée quand la case est décochée. Essayez.
  • Orthographe ... : pour afficher la boîte de dialogue Orthographe et grammaire dans laquelle vous pouvez spécifier des options supplémentaires ;
  • Ajouter : pour intégrer le mot au dictionnaire afin qu'il soit désormais identifié ;
  • Tout Ignorer : pour supprimer le soulignement du mot et ignorer éventuellement chaque occurrence du mot.
  ^D16Entrez le texte suivant (volontairement avec fautes) :
  Il conveint, avant d'entrer dans le vif de notre sujet, de rapeler que la science moderne, à la suite de nos ancien, les grecs, fait une cleire distinxion entre la "réalité" et le "réel", disons mieux les "réels".
  ^D17Allez dans le menu Outils et sélectionnez l'option Orthographe et grammaire ou appuyez sur la touche F7. Corriger votre paragraphe de manière à ne plus avoir de mot souligné en rouge.
• Affichage des caractères spéciaux : vous avez remarqué que pour afficher une ligne blanche, il suffisait d'appuyer sur la touche Entrée. Pour faire apparaître les espaces et les symboles "fin de paragraphe" (obtenu à l'aide de la touche Entrée), aller dans la barre d'outils et sélectionnez Affichage → Caractères non imprimables (icône ¶, symbole du paragraphe, présent sur la barre d'outils).
• Recherche, remplacement : menu Édition → Rechercher & remplacer. Ceci vous permet de rechercher rapidement un mot (par exemple ^D18recherchez "réalité"), ou bien d'effectuer la substitution d'un mot par un autre (^D19essayez de remplacer "réalité" par "réel" ).

e) Modifications du document

• Insertions : Vous pouvez insérer du texte à n'importe quel emplacement de votre document. ^D20Appuyez sur CTRL+DÉBUT pour placer le curseur en début de document. Ajouter Montpellier et Entrée.
  ^D21Placez votre curseur après la dernière marque de fin du paragraphe (CTRL+FIN). Saisissez :
  La réalité c'est la totalité ultime, y compris l'essence même de toutes choses, que nous ne pourrons jamais connaître en entier. Mais nous pouvons nous en approcher en étudiant le "réel", c'est-à-dire ce que nous sommes capables de percevoir directement ou par le truchement de nos instruments d'observation ou de mesure.
  Ce réel des physiciens, appelons le, réel trivial, le réel de tous les jours. Mais il y a un autre réel que la science étudie, un réel abstrait, immatériel, mathématique, non local et parfois hors du temps, je nommerai réel imaginaire.
  ^D22Appuyez sur la touche Entrée et saisissez :
  Ces deux réels, réel trivial et réel imaginaire sont étroitement liés. L'un ne peut exister sans l'autre.
  ^D23Appuyez sur la touche Entrée.
• Sélections : pour modifier un mot complet, l'effacer caractère par caractère est une tâche fastidieuse. Aussi pour vous permettre de supprimer du texte, il vous suffit d'utiliser la souris pour effectuer la sélection de la portion de texte concernée.
  ^D24En double-cliquant à l'intérieur d'un mot vous verrez que celui-ci est dit sélectionné (mise en évidence en vidéo inverse, surligné en noir). Il ne suffit plus alors qu'à ^D25appuyez sur la touche SUPPR du clavier pour éliminer le mot. ^D26En triple cliquant, quelle structure du document est sélectionnée ?
  Pour sélectionner une portion de texte comportant plusieurs mots, il suffit de faire glisser la souris dessus. ^D27Placez le curseur devant "La réalité", cliquez et faites glisser la souris, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, sur les cinq mots suivants et relâchez le bouton de la souris. On peut supprimer en appuyant sur la touche SUPPR. Pour revenir en arrière et annuler la suppression menu Édition → Annuler : Supprimer 'La réali ... est la' (ou faire CTRL+Z).
• Copier/Couper/Coller : Toute sélection peut être copiée ou coupée(=supprimée) puis collée grâce à menu Édition, puis Copier ou Couper puis Coller (ou respectivement par les raccourcis clavier CTRL+C, CTRL+X et CTRL+V). Ces opérations utilisent un tampon (buffer en anglais). À chaque fois qu'un copier ou couper est effectué, le résultat est placé dans le tampon, remplaçant ce qui y était déjà. Un coller utilise le contenu de ce tampon sans l'effacer, pour que son contenu soit réutilisé jusqu'à ce qu'il soit remplacé par une autre opération couper ou copier.
• Penser à sauvegarder votre document.

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E. Mise en forme du document (20 min) ↑

a) Insertions diverses

• Insertion d'une liste : Pour énumérer plusieurs éléments ou idées, on peut vouloir utiliser des listes verticales en faisant précéder chaque ligne par un symbole remarquable (une puce par exemple). ^E1Positionnez le curseur à la fin de votre texte puis allez dans le menu Format → Puces et numérotations et parcourez les différents onglets. Vous voyez les différents symboles ou numérotations disponibles. Les deux derniers onglets, Position et Options concernent la mise en forme des listes.
  ^E2Revenez sur le premier onglet et sélectionnez les Puces pleines en forme de losange, appuyez sur Ok. Vous voyez apparaître sur votre document un losange et le curseur s'est positionné à sa suite. ^E3Tapez "Bleu de minuit", Entrée, "Coquille d'œuf", Entrée, "Jaune", Entrée, appuyez alors sur Tabulation (touche Tab) puis tapez "canari", Entrée, "d'or", Entrée, "mimosa". Appuyez 2 fois sur Entrée pour terminer votre liste. Vous venez de créer une liste à puce qui contient une sous-liste à puce, remarquez l'indentation (retrait), puis ^E4effacez le tout.
• Insertion d'une image : Pour insérer une image dans votre document, il suffit d'utiliser le menu Insertion → Image → À partir d'un fichier, une fenêtre permettant de sélectionner un fichier image s'ouvrira. Vous devrez insérer plusieurs images dans l'exercice récapitulatif à la fin de ce TP.
• Insertion d'un tableau : ^E5Positionnez le curseur après le mot "mesure" (pour cela, activer la recherche). Tapez Entrée pour insérer une ligne. Puis menu Insertion → Tableau, réglez Colonnes à 2 et Lignes à 1 ; pas de titre et ni de bordure, puis OK.
  ^E6Par supprimer(=couper)/coller, mettre :
  1. "Ce réel des physiciens, appelons le, réel trivial, le réel de tous les jours."
  2. et "Mais il y a un autre réel que la science étudie , un réel abstrait, immatériel, mathématique, non local et parfois hors du temps, je nommerai réel imaginaire."
  dans les deux cellules du tableau créé (vous pouvez sélectionner ces phrases en triple-cliquant dessus).
  (Si une boîte d'outil pour les tableaux s'est ouverte lors de la création du tableau, vous pouvez la faire disparaître en allant dans le menu Affichage → Barre d'outils et en décochant Tableau).
• Insertion d'une date : Open Office peut se charger de mettre pour vous la date du jour dans votre document. ^E7Placez-vous en début de document (CTRL+DÉBUT), placez votre curseur après le mot "Montpellier" et ajoutez ", le ". Allez dans le menu Insertion et sélectionnez l'option Champ puis Date. Open Office insère automatiquement la date du jour dans votre document. Un double-clic sur la date insérée permet de choisir le format désiré.
• Insertion d'un en-tête et d'un pied de page : menu Insertion → En tête → Standard. ^E8Insérez le texte "GLIN102 TP_TT1".
  De manière similaire, menu Insertion → Pied de page puis ^E9y insérer le champ Numéro de page
• ^E10Sélectionnez tout votre document et copiez le 5 fois à la suite, à l'aide de la souris ou des raccourcis clavier (CRTL+A pour sélectionner tout le document, puis CTRL+C pour le copier et enfin répétez 5 fois CTRL+V pour le coller). Le but est d'avoir un document de plusieurs page. ^E11Constatez que toutes les pages de votre document présentent le même en-tête et que les pieds de page contiennent les bons numéros de pages.
  ^E12Modifiez votre pied de page de manière à obtenir "numéro de la page/nombre total de page", (par exemple, 1/6, 2/6, 3/6, etc.). Pour y arriver, utilisez menu Insertion → Champs → Nombre de pages.
• Penser à sauvegarder votre document.

b) Formatage de caractères

^E13Sélectionnez le mot "joie" de la première phrase du texte. Menu Format → Caractères. La mise en forme des caractères consiste à choisir une police, un style, une taille... Par exemple ^E14essayez Police Purisa (ou une autre Police si Purisa n'existe pas sur la version d'Open Office que vous utilisez), Style Italique, taille 14, puis OK.
^E15Sélectionnez à nouveau le mot "joie" et consultez les autres possibilités Effets de caractères, Position, Hyperlien, Arrière-plan
Pensez à sauvegarder votre document.

c) Formatage de paragraphes

^E16Se positionner dans le troisième paragraphe du texte. Menu Format → Paragraphe (ou clic droit puis sélectionnez Paragraphe). La mise en forme d'un paragraphe consiste à choisir Retraits et espacement, Alignement, Enchaînements, etc. ^E17Choisir Retrait et espacement : automatique, Interligne : double ; puis alignement : Justifié ; et enfin Enchaînements : Coupure des mots automatiquement.
^E18Faites plusieurs autres tests.

d) Formatage de page

Avant d'imprimer le document, on formate les pages de celui-ci menu Format → Page puis onglet Page → Format de papier (A4), Orientation (portrait) Marges..., Onglets En-tête, Pied de page, etc.
^E19Sans imprimer, testez diverses options.
Pour observer le résultat final : menu Fichier → Aperçu.

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F. Exercice récapitulatif (25 min) ↑

Le but de cet exercice est de reproduire le formatage d'un texte, visible ici, à partir du texte brut, à disposition là. Vous trouverez via les liens suivants les images nécessaires (image1.jpg, image2.jpg, image3.jpg, image4.jpg). ^F1Sauvegardez ces différents fichiers à la racine de votre répertoire de travail. Ouvrez un terminal, puis ^F2déplacez le fichier modele.pdf dans votre répertoire tp3 de votre répertoire GLIN102 à l'aide de la commande mv. ^F3Recommencez la même opération pour le fichier exo.txt. ^F4Enfin, déplacez les 4 images en une seule fois (utilisez les caractères joker de votre choix)

^F5Vous devez mettre en forme le texte du fichier exo.txt et utiliser les fichiers images afin d'obtenir un document le plus proche possible du modèle donné.
Quelques instructions vous sont données sur le fichier modele.pdf et les précisions suivantes sont ajoutées :

• Les marges du document sont de 2,5 cm (bas, haut, droite, gauche) ;
• Le titre du document est en police Arial (ou équivalent comme la police Liberation Sans), taille 18, gras ;
• Le texte du document (hors titre) doit être mis en style Normal (police Times New roman ou équivalent comme la police Nimbus) justifié, sauf quand c'est précisé dans le modèle ;
• Dans l'en-tête et le pied de page, la police est Arial (ou équivalent comme la police Liberation Sans) taille 10 ;
• Dans l'en-tête, pour la date, utiliser l'insertion de date automatique, de manière à indiquer la date du jour (contrairement au fichier pdf où la date est figée) ;
• Les images ont 3 cm de hauteur et sont encadrées en vert avec un trait de 0,5 à 1 point d'épaisseur.

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G. À retenir (5 min) ↑

Le principe important à retenir pour l'élaboration d'un document de manière générale (traitement de textes mais aussi page web par exemple), est qu'il faut séparer structure et forme. On verra dans des TP ultérieurs comment créer des feuilles de style, qui permettent de définir un style et d'appliquer ce style à un ensemble de documents.
Plus précisément, nous avons vu dans ce TP :

• Comment saisir un texte ;
• La structure d'un document et en particulier le paragraphe ;
• La fonction Vérification orthographique qu'il est fortement conseillé d'utiliser systématiquement ;
• Les raccourcis claviers permettant de manipuler rapidement des parties de documents :
  • CTRL+C pour copier,
  • CTRL+X pour couper,
  • CTRL+V pour coller,
  • CTRL+A pour sélectionner tout le document ;
• Différents éléments que l'on peut insérer dans un document : liste à puces, image, tableau, date, en-tête et pied de page, numéro et nombre de page.
• Que l'on peut formater, c.-à-d. définir un style, une police, une taille, un retrait, etc., les différentes structures du document, caractères, paragraphe, page.

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H. Facultatif - Pour aller plus loin, un exemple d'utilisation : le publipostage (25 min) ↑

a) Principe du publipostage Le publipostage désigne l'envoi massif de lettres par voie postale ou électronique

On dispose d'un courrier "type" que l'on veut destiner à un ensemble de destinataires. L'ensemble des destinataires existe et constitue une source de données (par exemple un tableau créé dans une feuille de classeur Open Office Calc, logiciel que l'on verra au prochain TP). Si l'on paramètre correctement le courrier type, la fonction publipostage automatise la création ou l'impression de courrier personnalisé.
Nous allons donc réaliser le traitement à partir du fichier Envoi.odt et du fichier source de données Stagiaires.ods que ^H1vous récupérerez directement dans votre dossier tp3. Ouvrez-les et regardez ce qu'ils contiennent. Vous constatez que le document Envoi.odt est un courrier, que nous souhaitons envoyer à un ensemble de personnes, celles contenues dans le fichiers Stagiaires.ods.

b) Préparation du courrier

• Nouveau document : ^H2Fermez Stagiaires.ods, placez-vous dans Envoi.odt et ouvrez l'assistant mailing : menu Outils → Assistant Mailing. Cet assistant va vous proposer plusieurs étapes, il ne reste plus qu'à les suivre :
  1. Sélectionnez le document de base : assurez-vous que la case Utiliser le document actif est cochée, puis cliquez sur Suivant >> ;
  2. Sélectionner un type de document : Lettre, puis cliquer sur Suivant >>  ;
  3. Insérez un bloc d'adresse : dans cet onglet, quatre zones apparaissent
     1. Sélectionnez la liste en cliquant sur sélectionner une liste d'adresses, puis cliquer sur Ajouter et rechercher le fichier Stagiaires.ods puis cliquer sur OK
     2. Bloc d'adresse : sélectionnez autres → nouveau : sur la première ligne il faut le prénom suivi du nom, sur la 2ème la ligne d'adresse 1, sur la 3ème ligne le code postal (C.P) et la ville. Puis cliquer sur OK , sélectionner le bloc d'adresse qu'on vient de créer et cliquer sur OK. Cochez la case Supprimez les lignes vides
     3. Faites correspondre le nom du champ du mailing et les entêtes de colonne de la source de données : pour nous la source de données est le fichier Stagiaires.ods, cliquez sur le bouton et effectuez la correspondance.
     4. Observez le résultat et revenez à l'étape précédente si nécessaire.
     puis Suivant >> ;
  4. Remarque : il aurait été intéressant de pouvoir choisir de personnaliser les salutations (option Salutations personnalisées), cependant il semble que la version d'Open Office installée actuellement ne gère pas correctement cette possibilité.
     Créez une salutation : décochez la case Salutations personnalisées et choisissez "Madame, Monsieur" dans Salutations générales ;
  5. Adaptez la mise en page : positionnez les salutations à votre convenance (vers le haut)  ; puis Suivant >>   ;
  6. Éditez le document : vous voyez des numéros, chacun correspondant à un exemplaire de document à produire, il doit y en avoir 11. Excluez le n°4, Didier Brelan, cet étudiant nous a récemment fait part du retrait de sa candidature. Éditez le document pour y insérer le champ date afin que le courrier puisse être éventuellement renvoyé à des dates diverses. Positionnez-vous après "Montpellier le, " puis menu Insertion → Champ → Date. Double-cliquez sur la date puis choisissez le format abrégé et date non fixe. Cliquez ensuite sur Revenir à l'assistant mailing ;
     
     À l'issue de cette étape, les 10 documents sont générés. Cliquer sur Suivant >>  ;
  7. Personnalisez le document : ici il est possible d'éditer un des documents. Par exemple ajoutez sur le document destiné à Geneviève Cordeau le post-scriptum suivant : "Nous avons bien noté que vous ne pourriez pas assister aux cours débutant avant le 3 novembre.". Cliquez ensuite sur Revenir à l'assistant mailing . Cliquer sur Suivant >>  ;
  8. Enregistrer, imprimer ou envoyer : dans notre cas, enregistrez puis cliquez sur Terminer.
• ^H3Vérifiez le fichier obtenu à l'aide de l'aperçu, remarquez que des pages blanches ont été insérées de manière à pouvoir imprimer en recto-verso.